IT-system, informationssystem, är en central funktion i många olika typer av verksamheter. De allra flesta företag har någon typ av IT-system. Begreppet IT-system är svårdefinierbart, men kort kan sägas att det handlar om hur man samlar in information, lagrar den och därefter bearbetar och distribuerar denna information. Detta sker i samspel mellan människa och teknik.

När du letar efter ett IT-system till företaget är det viktigt att fokusera på en leverantör som kan erbjuda dig en lösning anpassad till dina behov. Det egentligen viktigaste ur enskilda företags synpunkt är vetskapen om hur snett det kan gå för ett företag med ett dåligt fungerande IT-system. Upphandlingar av IT-system behöver vara noga analyserade på förhand för att undvika en katastrof.

Det finns många skräckexempel på misslyckade IT-upphandlingar. Polisen skrotade förra året sitt IT-system Pust Siebel efter att det medfört massiva problem för poliser som behövt sitta i timmar med strejkande datorer; knappast det Polisen tänkte sig när de gjorde upphandlingen. Förutom polisernas tid har upphandlingen kostat 85 miljoner kronor. På samma sätt har Stockholm Stads skolor varit fast med Volvo IT:s system sedan flera år tillbaka, som man införde för att spara pengar men som istället har ökat kostnaderna med mer än 100 procent under fyra års tid (ca 200 miljoner kr, från 135 till 343 miljoner).

När du väljer IT-system, tänk alltså igenom vad dina behov är och se till att leverantören möter dessa. Fråga de anställda som i huvudsak kommer att använda systemet vad de behöver. Företagsledare bör ha i åtanke att systemets främsta egenskap inte ska vara att generera statistik – IT-systemet ska framförallt göra företaget effektivare.