När staten, ett landsting eller kommun köper in en vara eller tjänst från ett företag faller detta in under vad som kallas för offentlig upphandling. Detta är på flera viktiga sätt annorlunda från då företag köper varor eller tjänster av varandra och följer strikta regler.

De regler och lagar som styr offentlig upphandling existerar för att se till att alla har samma chans att tävla om ett kontrakt, men det betyder också att företag som ger sig in i detta område måste följa tydliga riktlinjer för att inte uteslutas.

Alla offentliga upphandlingar börjar men en annons. Dessa kan läggas upp på den upphandlande myndighetens egna sajt men kan även dyka upp på andra platser. Upphandlingsmyndigheten har länkar till flera sådana databaser.

I denna annons finns det ett förfrågningsunderlag som specificerar exakt vad det är som ska köpas in och vilka krav och restriktioner som läggs på alla företag som vill leverera detta. Är det något som är oklart efter att ha läst förfrågningsunderlaget är det bäst att kontakta den upphandlande myndigheten för förtydligande. Kraven som ställs kan falla under vad man kallar för “skall-krav” och “bör-krav”. Skall-kraven är sådant som måste uppfyllas medan bör-kraven är sådant som ger mervärde när anbuden övervägs.

Nästa steg är det mest kritiska för företagen som vill ha en chans att vinna att kontrakt. Varje företag måste nu skriva ett anbud och skicka in detta. I detta ska det vara detaljerat exakt vad företaget kan leverera och hur de kan uppfylla alla krav. Att skriva ett vinnande anbud är inte lätt, speciellt inte för företag som aldrig tagit sig av uppgiften tidigare. Av denna anledning är det vanligt att ta hjälp av konsultfirmor som specialiserar sig på detta område. Magnus Josephson är ett exempel på ett sådant företag.

När tiden för inskickningen av anbud gått ut börjar den upphandlande myndigheten att utvärdera alla anbud och lämnar sedan besked om vem som har vunnit kontraktet. Det finns dock möjligheter för andra företag att överklaga detta beslut. Men om ingen överklagar eller om dessa avslås får det vinnande företaget sedan teckna kontrakt med den upphandlande myndigheten.